1. 提供實際所在地與時區
寫明諮詢時所在的國家或地區，必要時註明州、省或區域。這裡指患者實際所在地，不是國籍或代為諮詢的家屬所在地。計畫旅行可能改變位置時，也請提前說明。
2. 說明需要哪一類協助
請確認擬提供的是一般資訊、依據病歷的意見還是臨床診察，以及是否有書面報告、諮詢時長與後續追蹤。這些是可提出的問題類型，不代表在每個地區都已開放對應的臨床服務。
- 了解日本醫療服務的基本流程。
- 詢問過去在日本接受的治療或處方藥資訊。
- 詢問能否安排既有病歷的專業評估。
- 為日後赴日就診，先了解可行安排。
3. 確認資料與語言要求
先簡述問題及手上的資料。接收機構會說明哪些材料相關、可接受的語言，以及是否需要正式翻譯或原始影像。傳送詳細資料前，請先確認提交方式。
4. 預約前確認實際安排
- 負責的醫療機構與擬提供服務的專業人員。
- 患者所在地、預約時間、時區及診療語言。
- 可評估的範圍與遠距評估的限制。
- 報價、報告或翻譯費用及取消條件。
- 需要當地檢查、實體看診或追蹤時怎麼辦。
5. 用藥問題單獨確認
一次諮詢或一份報告，不等於處方、調劑、進口與配送均已確認。有用藥需求時，請一開始就提供產品與目的地資訊，並保持與當地主治醫師的治療銜接。
常見問題
可以不提供所在國家，先預約嗎？
請先說明患者實際所在地，以便窗口及負責機構確認服務與預約條件。
家人可以代為諮詢嗎？
家屬可先提出行政諮詢。請說明患者是誰及所在地，具體同意、身分核實與參與要求由機構確認。
遠距意見能取代當地醫師嗎？
請確認意見涵蓋什麼，以及如何向當地醫師說明結果。當地檢查、急診與持續治療仍需相應安排。